Eskiden bilgisayar kullanıcıları yazılımı kontrol etmek, yeniden başlatmak ve güncellemek için zaman harcarlardı. Bu yalnızca zamanlarını almakla kalmaz, aynı zamanda diğer çalışanların çalışmaya devam etmeden önce bunun tamamlanmasını beklemesi gerekirdi. Office 365 düzenli olarak otomatik güncelleme yapar. Dolayısıyla Office programları üzerinde yaptığınız her değişim uzaktan kontrol edilebilir ve görülebilir. Bunun şirket için kontrolde büyük bir etkisi olduğunu unutmamak gerekir. Örneğin personelinize yüklenen yükü hafifletir, zamanlarının bir kısmını boşaltarak başka yerlerde daha üretken olabilmelerini sağlar. Şirket içi çalışanlar bir veri üzerinde çalışırken birbirine bağlı olan bir zincirin halkası gibi hareket etmeleri gerekir. Örneğin Excel üzerinde yapılan bir tablo ve değişiklik Office 365 satın almış olan bir şirkette daha hızlı kontrol altında olur. Yani bir personel işini tamamlarken diğer personelde aynı işi devam ettirebilir.
Office 365 key satın alınıp kullanılmaya başlandıktan sonra artık bulut tabanlı bir sistem kullanılmaya başlanmış olacaktır. Doğal olarak bu verilerinizin kaybını engellemiş olmanızı sağlar. Microsoft, bulut sistemine yüklenen verilerin olabildiğince güvenli olmasını sağlamak için güvenlik özellikleri açısından büyük adımlar atmıştır. Sadece harflerin, sayıların ve karakterlerin karıştırıldığı karma şifreler kullanılır ve bu da verilerinizin güvende olacağı anlamına gelir. Yani şirket içerisinde yapmış olduğunuz bir veri transferine dışarıdan ulaşılması söz konusu olmayacaktır. Office 365 pro aldığınızda ise daha gelişmiş olan bir çözüm elde etmiş olursunuz.
